Văn thư ký bằng chữ ký số của Doanh nghiệp, vai trò cũng giống như văn thư đóng dấu mộc của công ty khi ký bằng chữ ký tươi trên hợp đồng giấy truyền thống.
Tất cả các thông tin của khách hàng trên hệ thống MobiFone eContract đều được bảo mật tuyệt đối, tất cả các dữ liệu hợp đồng được mã hóa bằng thuật toán AES là chuẩn mã hóa dữ liệu cấp cao và đang được sử dụng tại nhiều Quốc gia trên Thế Giới.
Hệ thống cho phép người tạo hợp đồng được phép chọn tổ chức nào ký trước hoặc sau.
Hệ thống cho phép chuyển tiếp hoặc Ủy quyền không quá 5 lần trên 1 hợp đồng
Việc chuyển đổi hợp đồng điện tử thành hợp đồng giấy Bộ Công thương đang phối hợp với các Bộ Ban ngành hoàn thiện quy định hướng dẫn, BCT sẽ có hướng dẫn và bổ sung sau.
– TH1: Với HĐ chưa ký hoàn thành: HĐ sau khi đã gửi đến các bên để chờ ký thì không thể sửa được nữa. Nếu có thay đổi, người dùng cần vào thực hiện hủy hoặc từ chối HĐ đó và tạo HĐ mới.
-TH2: Với HĐ đã ký hoàn thành: Nếu HĐ đã ký mà muốn bổ sung thêm thông tin thì người dùng sẽ ký thêm Phụ lục hợp đồng và chọn HĐ đã tạo là HĐ liên quan.
– Với trường hợp doanh nghiệp chưa từng sử dụng CKS mà cần mua mới thì bắt buộc phải ký tươi, không áp dụng được bằng HDDT.
– Đối với doanh nghiệp đã sử dụng CKS mà muốn gia hạn thì có thể áp dụng ký bằng HDDT.
Hiện tại chữ ký điện tử của Việt Nam mới chỉ có giá trị pháp lý tại Việt Nam.
Chữ ký số là tập con của chữ ký điện tử, chữ ký số được cấp bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thư số công cộng được bộ TTTT cấp phép, do đó sẽ có tính bảo mật và tính chống chối bỏ cao hơn.
Thời gian lưu trữ hợp đồng của MobiFone eContract là 10 năm. Đến hết 10 năm, khách hàng muốn lưu trữ thì phải tải các hợp đồng về máy của khách hàng để tự lưu trữ.
eKYC có thể ký được trên 2 nền tảng: App Mobile và Web Mobile.
Khách hàng là tổ chức thì có thể Ký bằng USB token, Ký sim PKI, Ký HSM.
Trong quy trình ký hợp đồng, người xem xét/văn thư không cần bắt buộc phải có tài khoản trên hệ thống MobiFone eContract vẫn có thể thao tác ký được.
Việc ký hợp đồng bằng phương thức nào hoặc bằng hình thức ký nào là do thỏa thuận giữa các bên, vì vậy hợp đồng lao động cũng hoàn toàn có thể sử dụng được các loại chữ ký đang áp dụng tại MobiFone eContract: USB token, sim PKI, eKYC, Ảnh+OTP
Hình thức ký Ảnh+ SMS OTP có thể sử dụng trên cả Web và App, trên tất cả các thiết bị máy tính và điện thoại.
Loại hình hợp đồng không được áp dụng Hợp đồng điện tử: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy đăng ký kết hôn, văn bản thừa kế, giấy khai sinh.
Ký nhiều hợp đồng cùng 1 lúc chỉ áp dụng với trường hợp Khách hàng ký bằng HSM hoặc USB Token.
Để cấp quyền cho người dùng thì Admin cần đăng nhập vào hệ thống, chọn “Vai Trò” => Thêm mới => Phân quyền cho vai trò đó => Bỏ tích phần” Xem danh sách hợp đồng tổ chức của tôi”.
– Link web phân hệ Kinh doanh để Khách hàng sử dụng: https://mobifone-econtract.vn/.
– Link web phân hệ chỉ dùng cho nội bộ MobiFone: https://econtract.mobifone.vn/.
Theo Quy định của luật giao dịch điện tử 2005 thì hợp đồng chỉ cần các bên chủ thể tham gia ký kết là đã đủ tính pháp lý. Tuy nhiên, việc có thêm chữ ký của đơn vị chứng thực và Bộ Công thương sẽ giúp hợp đồng đó tin cậy hơn, giảm rủi ro tranh chấp về mặt pháp lý khi có sự chứng thực của bên thứ 3.
Sau khi ký kết hoàn tất, người dùng muốn kiểm tra file đó có toàn vẹn hay không thì có rất nhiều cách:
– Cách 1: Vào trực tiếp phần mềm MobiFone eContract, chọn vào chức năng ” Kiểm tra chữ ký số” và Upload file lên đó để kiểm tra.
– Cách 2: Vào trang web của BCT để kiểm tra: https://ceca.gov.vn/.
Ngoài việc sử dụng để ký các hợp đồng giao kết, MobiFone eContract còn có thể dùng để ký các thỏa thuận, các văn bản khác…
Trong trường hợp chưa nhập đầy đủ thông tin vào file PDF, thì người dùng có thể để trống các trường thông tin, sau đó trong quá trình tạo hợp đồng thì sẽ thực hiện kéo thả các ô text và gán người nhập thông tin/người ký cho ô text đó.
Trong trường hợp người ký không dùng email thì tại bước 2 Xác định người ký, người tạo hợp đồng sẽ chọn: Đăng nhập bằng số điện thoại. Khi đó người ký sẽ nhận được các thông tin ký bằng SĐT. Lưu ý: Doanh nghiệp phải đăng ký gói SMS.
Hiện tại trên hệ thống chỉ cho phép chọn 1 hình thức ký cho 1 người dùng.
Khách hàng là cá nhân có thể ký HĐ điện tử bằng hình thức ký SMS OTP (xác thực qua số điện thoại của khách hàng)
Sim PKI của MobiFone đã xử lý roaming để khi ra nước ngoài có thể ký được. Việc xác thực qua OTP thì sẽ cần mở domain mới sử dụng được.
Để kiểm tra số lượng tài liệu/sms/eKYC đã đăng ký/đã sử dụng thì người dùng sẽ vào Tổ Chức, chọn vào tổ chức đang cần kiểm tra, tại đó sẽ hiển thị các thông tin về số lượng của tài liệu/SMS/eKYC theo các trạng thái.
Hợp đồng nếu có phụ lục đi kèm thành 1 file thì người dùng chỉ cần Upload file đó lên hệ thống và thực hiện ký 1 lần trên hợp đồng.
Khách hàng là cá nhân thì có thể chọn 1 trong các hình thức ký sau: Ký sim PKI, Ký USB token, Ký eKYC, Ký ảnh + SMS OTP.
Người tạo có thể Xóa hợp đồng khi hợp đồng ở các trạng thái: Bản nháp.
Người tạo có thể Hủy hợp đồng khi hợp đồng ở các trạng thái: Đang xử ký, Sắp hết hạn.
File hợp đồng được upload dưới định dạng PDF, Word.
Có 2 cách:
Khách hàng cần mua gói SMS OTP để nhận được tin nhắn thông báo hợp đồng.
Điều kiện: Hợp đồng có ít nhất 2 chữ ký số (Ký HSM, USB Token, Sim PKI, CKS cá nhân khác…).
– Các doanh nghiệp sử dụng MobiFone eContract.
– Khách hàng sử dụng eContract của Nhà cung cấp khác.
Việc xác thực Bộ Công Thương không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích như: Tăng cường uy tín và niềm tin từ khách hàng. Đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh. Bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp phát sinh.
Có! Việc thêm tài khoản kế toán nên lưu ý:
– Tài khoản kế toán sẽ kế thừa từ năm cũ sang năm mới. Không thể ngược lại.
– Xác định đúng loại tài khoản: Đảm bảo rằng tài khoản kế toán được thêm tuân thủ đúng theo hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam (VAS) hoặc thông tư quy định (ví dụ: TT200, TT133).
– Cấp tài khoản phù hợp: Tài khoản cấp 1, cấp 2 phải được tạo đúng cấu trúc. Ví dụ: Tài khoản cấp 1 có 3 chữ số, cấp 2 có thể là 5 hoặc 6 chữ số tùy quy định.
– Thông tin tài khoản: Nhập đầy đủ và chính xác các thông tin của tài khoản, các khoản mục và các ô liên kết đến các thuộc tính khác( nếu có) vd: Theo đối tượng, Theo hợp đồng, Theo khoản mục,…
– Tuân thủ mã hóa tài khoản: Đảm bảo không sử dụng mã tài khoản trùng lặp với các tài khoản đã có.
MobiFone eContract đáp ứng được các hình thức ký linh động, của nhiều NCC khác nhau.
Khách hàng muốn ký bằng hình thức Ảnh + SMS OTP thì bắt buộc phải đăng ký gói SMS thì mới sử dụng được.
Với người dùng không có tài khoản trên hệ thống, thì khi đến lượt ký hệ thống sẽ gửi thông tin tài khoản qua email/sms cho KH để ký hợp đồng
Hiện tại MobiFone eContract đang hỗ trợ 2 ngôn ngữ: Tiếng Việt và Tiếng Anh.
Hợp đồng quá hạn ký rồi thì không thể ký tiếp được nữa, người dùng phải vào để tạo lại Hợp đồng mới.
Cách 1: đăng nhập bằng email.
Cách 2: đăng nhập bằng số điện thoại.
Với người dùng không có tài khoản trên hệ thống, thì khi đến lượt ký hệ thống sẽ gửi thông tin tài khoản qua email/sms cho KH để ký hợp đồng.
Hướng dẫn kiểm tra lại Họ tên, số CCCD trong luồng ký. Nếu đúng nhưng vẫn chưa xác thực được thì hướng dẫn khách hàng Dowload App MobiFone eContract để thực hiện ký lại (khuyến khích khách hàng nên sử dụng app để có trải nghiệm tốt hơn).
Không khôi phục được, người dùng phải tạo Hợp đồng mới.
Việc ký hợp đồng bằng phương thức nào hoặc bằng hình thức ký nào là do thỏa thuận giữa các bên, vì vậy hợp đồng lao động cũng hoàn toàn có thể sử dụng được các loại chữ ký đang áp dụng tại MobiFone eContract: USB token, sim PKI, eKYC, Ảnh+OTP .
Người tạo hợp đồng có thể thêm nhiều người ký vào luồng ký.
Hướng dẫn kiểm tra lại Họ tên, số CCCD trong luồng ký. Nếu đúng nhưng vẫn chưa xác thực được thì hướng dẫn khách hàng Dowload App MobiFone eContract để thực hiện ký lại (khuyến khích khách hàng nên sử dụng app để có trải nghiệm tốt hơn)
